Un∙e assistant∙e de direction pour le Département des Ressources Humaines

Fonction

Contexte général

Le Département des Ressources Humaines a pour mission de mettre à disposition de l’administration le personnel nécessaire à la réalisation de ses activités et d’assister les départements dans la gestion des ressources humaines en privilégiant le développement des compétences et de conditions de travail harmonieuses et favorables à la motivation des membres du personnel et à leur épanouissement personnel. Il assure l’administration complète du personnel et l’accompagne depuis son entrée en service jusqu’au terme de sa carrière.

En tant qu’assistant∙e de direction, vous travaillez en étroite collaboration avec la Direction du Département, lui apportez une aide permanente, une simplification de ses tâches en matière de gestion du temps, de gestion des relations avec les tiers, d’anticipation, de préparation et suivi des dossiers et d’organisation du bureau.

Vos tâches

• Vous planifiez, organisez et préparez les réunions de travail (disponibilité des intervenants, réservation des locaux, préparation des dossiers et des supports de communication, etc.) et en assurez, si demande, le suivi et la rédaction des comptes rendus ;
• Vous assurez le secrétariat des comités de négociation et de concertation syndicales : organisation des séances, établissement de l’ordre du jour en collaboration avec la Direction, envoi des convocations, rédaction des protocoles et des procès-verbaux ;
• Vous assurez le bon déroulement des procédures de licenciement : transmission des rapports, organisation, convocation et rédaction du procès-verbal des commissions d’audition ;
• Vous assurez la traduction du français vers le néerlandais de tous les documents réglementaires du département RH, les notes et ordres de service, les courriers et assurez la relecture et la vérification des traductions réalisées par les collègues des services RH ;
• Vous gérez l’agenda et traitez les courriers et mails entrants, rassemblez les informations et préparez les projets de réponse ;
• Vous traitez les demandes et assurez une bonne prise en charge des demandeurs : vous communiquez et fournissez des informations exactes et complètes auprès des différents partenaires internes (référents RH, service communication interne, ligne hiérarchique, etc.) et externes (CPAS, autres communes, Cohezio, etc.), leur expliquez les procédures à suivre, les informez de l’état d’avancement des dossiers, les orientez le cas échéant vers les personnes adéquates et compétentes ;
• Vous enregistrez, reproduisez, classez et archivez les documents (manuellement e/ou sur matériel informatique) et tenez à jour les fichiers ;
• Vous gérez la documentation du Département (Strada Lex, orientations, statut des administrations locales et provinciales, etc.) et leur diffusion auprès des services concernés ;
• Vous réceptionnez et filtrez les appels téléphoniques de la Direction et assurez l’accueil des visiteurs ;
• Vous assurez une supervision des tâches déléguées à l’agent d’accueil.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de Bachelier reconnu par la Communauté Française ou NARIC Vlaanderen et avez au moins 2 ans d’expérience dans une fonction similaire ;
  OU êtes titulaire du CESS et avez au moins 5 ans d’expérience dans une fonction similaire ;
• Vous êtes bilingue français-néerlandais ;
• Vous justifiez d’un intérêt pour les ressources humaines – une expérience professionnelle dans le domaine des ressources humaines est un atout ;
• Vous avez une excellente maîtrise de Word, Excell, Outlook ; la connaissance de Powerpoint est un atout;
• Vous avez d’excellentes compétences organisationnelles : vous êtes capable de définir les priorités, d’établir des échéanciers et de respecter les délais ;
• Vous avez une très bonne aisance relationnelle : vous êtes capable d’assurer un bon accueil et avez le sens du contact et de bonnes aptitudes à la communication ;
• Vous avez d’excellentes compétences rédactionnelles dans les deux langues nationales ;
• Vous agissez en toute neutralité, faites preuve de discrétion et de diplomatie : vous garantissez la confidentialité des informations et données que vous traitez ;
• Vous faites preuve d’adaptabilité, de souplesse et êtes résistant∙e au stress ;
• Vous êtes capable de prendre du recul et vous détacher émotionnellement d’une situation, même sous pression ;
• Vous êtes proacti∙f∙ve et autonome dans l’exécution de vos tâches.

Offre

• Environnement professionnel bienveillant, stimulant et épanouissant ;
• CDI temps plein (37h30/semaine) ;
• Traitement de départ (sans ancienneté) de 2.633,99 EUR (salaire mensuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises) auquel peut s’ajouter une valorisation pécuniaire si vous avez déjà de l’expérience professionnelle dans le secteur public ou privé ;
• La possibilité de bénéficier d’une prime de bilinguisme (192,30 EUR brut/mois) ;
• Des chèques-repas (valeur faciale 8€) ;
• Un minimum de 31 jours de congé par an ;
• Un jour de télétravail/semaine, sous réserve d’avis favorable des autorités ;
• Abonnement sur le réseau de la STIB/TEC/DE LIJN/SNCB offert ;
• Prime vélo/piéton ;
• Package de formation étendu pour les nouve∙lles∙aux collaborat∙eur∙rice∙s ;
• Des tarifs préférentiels dans tous les sites hospitaliers d’Iris Sud.

Pour information, les tests de sélection seront organisés les 7 et 8 juin.
Et pour les candidat∙e∙s retenu∙e∙s à l’issu du test, les entretiens auront lieu le 13 juin en matinée.