UN∙E ASSISTANT∙E DE DIRECTION (M/F/X) POUR LE DEPARTEMENT OPERATIONNEL

Fonction

Contexte général

Le Département Opérationnel a pour mission de gérer les infrastructures communales afin d’accueillir dans les bâtiments les clients et le personnel communal, ainsi que les usagers de l’espace public dans les meilleures conditions de confort et de sécurité. Il veille également à assurer le transport des biens et des personnes dans ces mêmes conditions. Afin de remplir ces missions, il se compose des services suivants : Administratif, Gestion du Patrimoine bâti, Gestion de l’Espace Public et Transports.

En tant qu’assistant∙e de direction, vous travaillez en étroite collaboration avec la Direction du Département, lui apportez une aide permanente, jouez le rôle de facilitat∙eur∙rice dans ses tâches en matière de gestion du temps, de gestion des relations avec les tiers, d’anticipation, de préparation et suivi des dossiers et d’organisation du bureau.

Vos tâches

• Vous organisez de façon rigoureuse et structurez de manière proactive le reporting des informations susceptibles d’intéresser directement les responsables ainsi que les différents intervenants concernés ;
• Vous créez et assurez le suivi de tableaux de synthèse ;
• Vous enregistrez, reproduisez, classez et archivez les documents (manuellement e/ou sur matériel informatique) et tenez à jour les fichiers, établissez des statistiques ;
• Vous recevez et filtrez les appels téléphoniques, les visites et les demandes ;
• Vous analysez et clarifiez l’objet de la demande ;
• Vous traitez la demande, fournissez aux interlocuteurs internes et/ou externes des informations exactes et complètes, leur expliquez les procédures à suivre, les informez de l’état d’avancement des dossiers, les orientez le cas échéant vers les personnes adéquates et compétentes ;
• Vous traitez et rédigez les courriers/notes/rapports ;
• Vous effectuez des recherches ;
• Vous gérez l’agenda et la boîte mail des responsables, prévoyez et organisez leurs déplacements ;
• Vous planifiez, organisez et préparez les réunions des responsables (disponibilité des intervenants, réservation des locaux, préparation des dossiers et des supports de communication, etc.) et en assurez, si demande, le suivi et la rédaction des comptes rendus (réunion hebdomadaire).

Profil

Votre profil

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de Bachelier reconnu par la Communauté Française ou NARIC Vlaanderen ;
• Vous êtes bilingue français-néerlandais ;
• Vous avez au moins 2 ans d’expérience dans une fonction administrative ;
• Vous avez une affinité pour le domaine technique et êtes capable de comprendre et rendre accessible à tout public les informations techniques en lien avec l’activité des différents services techniques composant le Département (Gestion du Patrimoine bâti, Gestion de l’Espace Public et Transports) ;
• Vous avez une excellente maîtrise de Word, Excell, Outlook, Powerpoint, Access ;
• Vous avez d’excellentes compétences rédactionnelles et communicationnelles ;
• Vous faites preuve de discrétion et de diplomatie : vous garantissez la confidentialité des informations et données que vous traitez ;
• Vous êtes proacti∙f∙ve et orienté∙e solutions ;
• Vous avez le sens de l’organisation et êtes capable de fixer les priorités ;
• Vous êtes autonome tout en sachant rendre compte de votre travail ;
• Vous êtes capable de travailler en binôme avec un∙e autre assistant∙e de direction.

Offre

Vos conditions de travail

• Environnement professionnel bienveillant, stimulant et épanouissant ;
• CDR temps plein (37h30/semaine) ;
• Traitement de départ (sans ancienneté) de 2.962,91 EUR (salaire mensuel brut, déjà adapté à l’index actuel, allocations réglementaires non comprises) auquel peut s’ajouter une valorisation pécuniaire si vous avez déjà de l’expérience professionnelle dans le secteur public ou privé ;
• La possibilité de bénéficier d’une prime de bilinguisme (204,07 EUR brut/mois) ;
• Des chèques-repas (valeur faciale 8€) ;
• Un minimum de 31 jours de congé par an ;
• Abonnement sur le réseau de la STIB/TEC/DE LIJN/SNCB offert ;
• Prime vélo/piéton ;
• Package de formation étendu pour les nouve∙lles∙aux collaborat∙eur∙rice∙s ;
• Des tarifs préférentiels dans tous les sites hospitaliers d’Iris Sud.