Assistant.e administratif.ve pour le service des Repas (H/F/X)

Fonction

Votre mission

"Vous souhaitez mettre votre polyvalence au service d'une mission essentielle au cœur de la vie communale d'Ixelles ? Rejoignez-nous en tant qu'assistant.e administratif.ve pour le service des repas ! Chaque jour nous préparons et distribuons des repas pour les réfectoires scolaires, les restaurants communaux et ceux dans le besoin. Dans un environnement où la diversité des tâches est de mise, vous contribuerez activement à la gestion efficace de la préparation et de la distribution des repas ».

Vos activités principales

• Vous êtes chargé.e de la gestion quotidienne des repas livrés au domicile de personnes qui sont dans l’incapacité de se préparer un repas, principalement des personnes âgées ;
• Vous êtes la personne ressource pour les magasiniers, les chauffeurs et les clients ;
• Vous êtes chargé.e de l’encodage et de la transmission des commandes aux fournisseurs ainsi que du contrôle des factures ;
• Vous rédigez des courriers, des rapports, des procès-verbaux de réunion et assurez le classement des dossiers en lien avec vos missions ;
• Vous analysez les données obtenues suite à l’élaboration et à la mise en place des outils de reporting (tenue de statistiques, gestion de stocks, calcul prix de revient,…) ;
• Vous participez activement aux évènements organisés par le service des repas ;
• Vous apportez une aide aux tâches administratives ponctuelles du service (ex. : renouvellement annuel des cartes de fréquentation des restos, …) ;
• Vous assurez la gestion des commandes formulées par les services communaux (depuis la réception du bon de commande jusqu’à la livraison de la marchandise) et de leurs demandes en matière de prêt de matériel ;
• Vous collaborez à l’analyse des besoins des services/écoles/restaurants ;

Profil

• Vous possédez un certificat de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) – niveau C ;
• Outre une maîtrise des outils bureautiques de base, vous possédez de très bonnes connaissances d’Excel et de son utilisation ;
• Vous êtes à l’aise avec les chiffres ;
• Au vu du public avec lequel vous êtes en contact, vous faites preuve de patience, d’empathie et d’une capacité d’écoute ;
• Vous possédez une bonne connaissance de la seconde langue nationale aussi bien à l’oral qu’a l’écrit (répondre au téléphone, écrire des mails,…) ;
• Vous possédez de très bonnes aptitudes rédactionnelles et un bon esprit de synthèse ;
• Vous êtes une personne sociable, polyvalente, disponible, qui se caractérise par une tendance naturelle à la collaboration ;
• La gestion du temps et des priorités, l’assertivité, le sens de l’organisation, l’aptitude à planifier et la rigueur sont vos autres qualités ;
• Vous êtes créatif.ve, orienté.e solution et savez faire face à l’imprévu ;
• Vous êtes résistant.e au stress.
• Vous avez obtenu les certifications linguistiques (Néerlandais) en matière administrative (Travaillerpour.be) – anciennement SELOR ou disposez des connaissances suffisantes pour l’obtenir à court terme

Offre

• CDR temps plein (37h30/semaine – horaire flottant) ;
• Dans votre fonction, vous êtes tenu.e au secret professionnel ;
• Traitement de départ (sans ancienneté) de 2467,36 € (salaire mensuel brut) auquel peut s’ajouter une valorisation pécuniaire si vous avez déjà de l’expérience professionnelle ;
• Une possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme (183,67 € brut/mois) ;
• Des chèques-repas d’une valeur faciale de 8 € ;
• Un minimum de 31 jours de congé par an ;
• Une intervention de l’employeur dans les frais de transport (transports en commun gratuit, indemnité piéton et vélo : € 0,35/km) ;
• Des tarifs préférentiels dans tous les sites hospitaliers d’Iris Sud ;
• Un minimum de 5 jours de formation continue par an.

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