Vertrouwelijkheidsbeleid

 

 

Overeenkomstig de Europese verordening 2016/679 (AVG) betreffende de bescherming van persoonsgegevens en de Belgische reglementering terzake, meer bepaald de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, delen wij u de volgende informatie mee:

De verwerkingsverantwoordelijke is het college van burgemeester en schepenen, Elsensesteenweg 168 te 1050 Brussel – 02 515 61 11 – secretariaat@elsene.brussels.

De functionaris voor gegevensbescherming kan worden gecontacteerd op het adres dpo@elsene.brussels

1. Soorten verwerkte gegevens

 

1. Persoonlijke identificatiegegevens
2. Gegevens of informatie over de toelatingen om te werken
3. Behaalde resultaten bij de kennistests, praktijktests, psychotechnische tests en gesprekken
4. Onderwijscurriculum
5. Beroepsbekwaamheid, zoals de beroepsopleiding en het bezit van een rijbewijs
6. Beroepservaring
7. Lidmaatschap van/deelneming in beroepsorganisaties
8. Publicaties
9. Informatie over huidige betrekking
10. Informatie over de aanwerving
11. Informatie over einde van betrekking
12. Loopbaangegevens
13. Arbeidsorganisatiegegevens
14. Salarisgegevens
15. Evaluatie
16. Functieopleiding
17. Beeld/foto
18. Gegevens m.b.t. vrijetijdsactiviteiten en interesses

 

Overeenkomstig artikel 9, § 1, van de AVG zijn verboden: gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Hetzelfde geldt voor genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten. Behalve in de gevallen waarvan sprake in artikel 9, § 2, van de reglementering.

 

2. Verzameling van gegevens

 

Persoonsgegevens worden verzameld op allerlei manieren.

 

1. Sollicitatie sturen

 

Het gemeentebestuur van Elsene verwerkt alle gegevens die de kandidaten/-s verstrekken wanneer zij een inschrijvingsformulier invullen in antwoord op een vacature of bij een spontane sollicitatie.

 

De kandidaten/-s worden daarbij verzocht hun contactgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) mee te delen en een cv te sturen.

 

Nadat de kandidaten/-s die gegevens naar het gemeentebestuur hebben gestuurd, kunnen zij desgewenst inloggen op hun beveiligd persoonlijk profiel om al gestuurde gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met andere gegevens die nodig zijn voor de hierna opgesomde doeleinden: beroepservaring, opleiding, talenkennis, salariswens, foto, enz.

 

1. Telefoon- en/of videogesprek

 

Wanneer een kandida(a)t(e) kiest om de voornoemde gegevens te verstrekken via een inschrijvingsformulier en/of spontane sollicitatie, stemt hij/zij ermee in dat het gemeentebestuur van Elsene die gegevens gebruikt voor contactneming per telefoon en/of e-mail om meer informatie in te winnen en, als hij/zij dit wenst, meer informatie te geven over zijn/haar beroepsverwachtingen.

 

1. Aanwervingsgesprek

 

Wanneer een kandida(a)t(e) toestemt in een gesprek met het gemeentebestuur van Elsene, stemt hij/zij ermee in dat het gemeentebestuur van Elsene zijn/haar persoonsgegevens gebruikt om hem/haar voor dit gesprek uit te nodigen en in de loop van dit gesprek te evalueren, o.m. via psychotechnische tests, en de verstrekte referenties en inlichtingen na te trekken.

 

3. Verwerkingsdoeleinden

 

Dit zijn de doeleinden:

• aanwerven;
• een doeltreffend en doelmatig loopbaanbeheer.

 

4. Rechtmatigheidsgrondslag - Toestemming

 

De kandida(a)t(e) stemt erin toe dat door hem/haar meegedeelde persoonsgegevens louter voor de in de vorige paragraaf omschreven doeleinden worden gebruikt door het gemeentebestuur. Zie hoofdstuk 7. Gegevensbescherming.

 

5. Gegevens delen

 

De gegevens van de kandidaten/-s worden enkel gedeeld met:

• personeelsleden van het gemeentebestuur van Elsene (departement HR, bij de aanwervingsprocedures betrokken hiërarchische lijn, college van burgemeester en schepenen)
• onderaannemers van het gemeentebestuur van Elsene (bv. host of leverancier van aanwervingstool), voor zover nodig voor de uitvoering van hun opdrachten of in de gevallen waarvan sprake in de wet
• overheidsinstanties, in de gevallen waarvan sprake in de wet.

 

 

6. Gegevensopslagperiode

 

De gegevens worden opgeslagen zolang als nodig voor de aanwervingsprocedure van de betrokken kandida(a)t(e) voor de bestaande vacature(s) waarvoor hij/zij interesse heeft getoond en tot 24 maanden na het einde van de overeenstemmende selectieprocedure(s); zo kan het gemeentebestuur van Elsene ondertussen voor de administratieve en juridische follow-up van de sollicitatie zorgen, maar ook nieuwe vacatures voorleggen die mogelijk beantwoorden aan de beroepsverwachtingen van de kandida(a)t(e). De gegevens kunnen bij uitzondering alsnog langer worden opgeslagen als die administratieve en juridische follow-up een langere opslagperiode vereist.

 

2 weken voordat hun gegevens worden gewist, worden de kandidaten/-s verwittigd per e-mail. Kandidaten/-s kunnen dan desgewenst het gemeentebestuur van Elsene uitdrukkelijk vragen hun gegevens nog 24 maanden op te slaan, zodat het gemeentebestuur van Elsene hen proactief kan contacteren om een vacature aan te bieden die hen mogelijk kan interesseren. In dit geval is dezelfde procedure gangbaar vóór het einde van deze nieuwe periode van 24 maanden, enzovoort. Komt er na afloop van die periode van 2 weken geen reactie van de kandida(a)t(e), dan worden de gegevens automatisch en definitief gewist.

 

7. Rechten

 

Op hun persoonlijk profiel inloggende kandidaten/-s hebben te allen tijde het recht op toegang tot en bewerking, verbetering of wissing van hun persoonsgegevens. Het staat hen ook vrij om hun toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens te allen tijde in te trekken, wat automatisch tot gevolg zal hebben dat hun persoonsgegevens onmiddellijk en onomkeerbaar worden gewist.

 

Door een ondertekend, gedateerd verzoek (ook in elektronisch formaat) te e-mailen naar personnel@ixelles.brussels of per gewone post te sturen en zijn/haar identiteit te bewijzen, kan elke kandida(a)t(e) van het gemeentebestuur van Elsene gratis een kopie (ook in elektronisch formaat) van de hem/haar betreffende persoonsgegevens krijgen, alsook in voorkomend geval verbetering of wissing van gegevens die niet juist of volledig zouden zijn, of verwerkingsbeperking, en dit binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek.

 

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, in België de GBA: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel – 02 274 48 00 – contact@apd-gba.be